Công ty cổ phần cần lưu ý: Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên mỗi năm 1 lần. Thời hạn tiến hành cuộc họp trong 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của Hội đồng quản trị, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu Đại hội đồng cổ đông thường niên không được triệu tập đúng thời hạn quy định, công ty cổ phần có thể bị xử phạt theo các quy định.
Trình tự, thủ tục tiến hành họp đại hội đồng cổ đông thường niên được tiến hành theo quy định tại luật doanh nghiệp 2014 như sau:
-
- Triệu tập cuộc họp
Người triệu tập: Chủ tịch hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc triệu tập, chủ trì, điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác
- Chuẩn bị cuộc họp
Người triệu tập có trách nhiệm chuẩn bị chuẩn bị những việc sau:
- Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Danh sách được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty.
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu cuộc họp:
Nội dung cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên là thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
– Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
– Báo cáo tài chính hằng năm;
– Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
– Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, về kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
– Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và của từng Kiểm soát viên;
– Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
– Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền
- Gửi thông báo mời họp: Người triệu tập gửi thông báo mời họp cho các cổ đông.
– Thời gian: chậm nhất 10 ngày trước khi khai mạc
– Nội dung: thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp
– Tài liệu gửi kèm:
+ Tài liệu, nội dung dự kiến của tất cả các vấn đề (trình bày dưới dạng các tờ trình) được thảo luận tại Đại hội phải được gửi cho các cổ đông. Tài liệu cuộc họp có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
+ Phiếu biểu quyết;
+ Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp
Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông; đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định của Điều lệ công ty.
Lưu ý: Trong trường hợp cổ đông/ nhóm cổ đông chiếm trên 10% cổ phần không đồng ý với nội dung dự kiến thảo luận tại Đại hội thì có quyền kiến nghị bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác
- Tiến hành cuộc họp
– Đăng ký số lượng cổ đông dự họp
– Tiến hành bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu
+ Bầu chủ tọa: Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa các cuộc họp do HĐQT triệu tập; trường hợp chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp; trường hợp không có người có thể làm chủ tọa thì Ban kiểm sát hoặc cổ đông/ nhóm cổ đông chiếm trên 10% cổ phần chỉ đạo để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp trong số những người dự họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp.
+ Bầu thư ký: Chủ tọa bầu
+ Bầu ban kiểm phiếu: ĐHĐCĐ bầu theo đề nghị của chủ tọa.
- Thông qua quyết định của ĐHĐCĐ
– Hình thức: bằng văn bản hoặc biểu quyết tại cuộc họp
– Lập biên bản họp: Gửi đến cổ đông trong 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp
