Theo quy định của pháp luật thì sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định. Chốt sổ BHXH là ghi quá trình đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp trên sổ BHXH của người tham gia dừng đóng bảo hiểm xã hội tại một đơn vị. Việc này được thực hiện khi người lao động không còn làm việc ở công ty nữa, khi lao động nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động.
I/ Căn cứ pháp lý
- Bộ luật lao động năm 2019;
- Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014;
- Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
II/ Luật sư tư vấn
- Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH)
Theo quy định tại Điều 48 Bộ Luật lao động năm 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động:
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;”
Tại Khoản 3, Điều 18 Nghị định số 115/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc quy định:
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BH thất nghiệp, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định đối với người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BH thất nghiệp cho người lao động”.
Đồng thời, tại khoản 5, Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 nêu rõ:
“NSDLĐ phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho NLĐ, xác nhận thời gian đóng BHXH khi NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, Luật sư tư vấn người lao động (NLĐ) không thể thực hiện thủ tục tự chốt sổ BHXH. Trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về Người sử dụng lao động – NSDLĐ (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho NLĐ).
Trong thời gian 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động và chậm nhất là 30 ngày, các bên phải thanh toán các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của bên kia. Sau khi NLĐ thực hiện xong nghĩa vụ của mình, NSDLD cũng phải thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động, trong đó bao gồm thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại sổ BHXH.
Việc chốt sổ BHXH là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động. Trường hợp NSDLD cố tình không chốt sổ cho người lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, cụ thể:
- Phạt từ 01 – 02 triệu đồng: Vi phạm từ 01 – 10 người lao động;
- Phạt từ 02 – 05 triệu đồng: Vi phạm từ 11 – 50 người lao động;
- Phạt từ 05 – 10 triệu đồng: Vi phạm từ 51 – 100 người lao động;
- Phạt từ 10 – 15 triệu đồng: Vi phạm từ 101 – 300 người lao động;
- Phạt từ 15 – 20 triệu đồng: Vi phạm từ 300 người lao động trở lên.
Bên cạnh đó, theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động không trả sổ BHXH cho người lao động theo quy định còn bị phạt tiền từ 02 – 04 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động và tối đa không quá 75 triệu đồng.
- Thủ tục chốt sổ BHXH
Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, Luật sư tư vấn thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:
Bước 1: Báo giảm lao động
Hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm lao động gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
- Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người);
Doanh nghiệp hoàn thiện các giấy tờ nêu trên và gửi tới cơ quan BHXH nơi doanh nghiệp tham gia.
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
- Sổ bảo hiểm xã hội; Các tờ rời của sổ (nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần);
- Công văn chốt sổ của đơn vị (Mẫu D01b-TS);
Doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ và gửi tới cơ quan BHXH qua phần mềm BHXH hoặc qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp để được giải quyết.
DỊCH VỤ TƯ VẤN PHÁP LUẬT CỦA LUẬT SƯ CMA
- Với đội ngũ Luật sư giỏi, uy tín, nhiều kinh nghiệm tư vấn trong lĩnh vực doanh nghiệp, lao động, thuế, thương mại, đầu tư, hợp đồng, mua bán, sáp nhập doanh nghiệp, giấy phép con … các vướng mắc của Quý khách hàng sẽ được các Luật sư GIẢI ĐÁP MIỄN PHÍ, nhằm cung cấp cho Quý khách hàng những thông tin cần thiết, cơ bản, chuyên sâu về các vấn đề pháp lý liên quan tới doanh nghiệp/Công ty với mức chi phí trọn gói, thấp nhất.
- Các doanh nghiệp, công ty sẽ được hỗ trợ tư vấn, giải đáp pháp lý trong suốt quá trình hoạt động, kinh doanh bởi các luật sư chuyên sâu theo từng lĩnh vực dựa trên tiêu chí hoạt động của Luật sư CMA là “Đồng hành cùng doanh nghiệp”.
- Soạn thảo, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng tại Hải Phòng theo yêu cầu của khách hàng.
- Đại diện nộp hồ sơ, bổ sung hồ sơ tại Hải Phòng theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
- Nhận kết quả và trả hồ sơ, giấy tờ tại Hải Phòng trực tiếp cho khách hàng.
