Quy trình xử lý kỷ luật lao động

1. Cơ sở pháp lý:

• Bộ luật Lao động năm 2012;
• Nghị định 148/2018/NĐ-CP;
• Nghị định 4753/VBHN-BLĐTBXH.

2. Luật sư tư vấn:

Kỷ luật lao động là một loạt các biện pháp mà người sử dụng lao động có thể áp dụng nhằm nhắc nhở, cảnh cáo, trừng phạt người lao động khi người lao động có hành vi vi phạm nội quy, quy tắc lao động, tùy theo mức độ vi phạm, hành vi vi phạm.

2.1.  Các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Điều 125 Bộ luật Lao động quy định các hình thức xử lý kỷ luật bao gồm:

a, Khiển trách:

Đây là hình thức kỷ luật nhẹ nhất đối với người lao động có hành vi vi phạm kỉ luật lao động. Việc hành vi nào áp dụng hình thức khiển trách do người sử dụng lao động quy định trong nội quy lao động.

Ví dụ: không mặc đồng phục khi đi làm, dùng điện thoại trong giờ làm việc, hút thuốc tại nơi cấm hút…

b, Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức:

Đây là hai hình thức kỷ luật riêng biệt, người sử dụng lao động được lựa chọn để áp dụng cho phù hợp. Thông thường, “cách chức” được áp dụng khi người lao động đang giữ một chức vụ nhất định. Song không phải bất cứ vi phạm nào họ đều bị cách chức, bởi hành vi vi phạm đó có thể không ảnh hưởng đến phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, trình độ chuyên môn, năng lực quản lý của người vi phạm.

c, Sa thải:

Đây là hình thức xử lý kỷ luật nghiêm khắc nhất áp dụng cho hành vi vi phạm của người lao động. Kết quả của hình thức xử lý kỷ luật này dẫn tới hợp đồng lao động bị chấm dứt và người lao động sẽ không được hưởng các chế độ liên quan tới trợ cấp thôi việc hay mất việc. Đối với người lao động chưa tham gia chế độ bảo hiểm thất nghiệp và làm việc cho doanh nghiệp, đơn vị trong thời gian dài thì hình thức kỷ luật này sẽ gây thiệt hại lớn về quyền lợi vật chất cho người lao động. Cũng vì lý do này, Bộ luật lao động quy định rất rõ hình thức kỷ luật này chỉ được áp dụng trong trường hợp người lao động có các hành vi vi phạm mà luật định sẵn, cụ thể tại Điều 126 Bộ luật lao động 2012, gồm các nhóm hành vi như sau:

Thứ nhất, Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý trong phạm vi nơi làm việc, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe doạ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động;

Thứ hai, Người lao động bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương mà tái phạm trong thời thời hạn 06 tháng kể từ thời điểm bị xử lý hoặc bị xử lý kỷ luật cách chức mà tái phạm trong thời hạn 03 năm kể từ thười điểm bị xử lý (Được coi là tái phạm nếu lặp lại hành vi vi phạm).

Thứ ba, Người lao động tự ý bỏ việc 05 ngày cộng dồn trong 01 tháng hoặc 20 ngày cộng dồn trong 01 năm mà không có lý do chính đáng. Cách tính cụ thể như sau:

• • • 05 ngày làm việc cộng dồn trong khoảng thời gian tối đa 01 tháng (30 ngày), kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc.
    • 20 ngày làm việc cộng dồn trong khoảng thời gian tối đa 01 năm (365 ngày), kể từ ngày đầu tiên tự ý bỏ việc.
    • Lý do chính đáng gồm: i) Do thiên tai, hỏa hoạn; ii) bản thân, bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, bố vợ, mẹ vợ, bố chồng, mẹ chồng, vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi hợp pháp bị ốm có giấy xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật; iii) Các trường hợp khác quy định trong nội quy lao động.

2.2. Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động

Thứ nhất, đảm bảo các yêu cầu về lỗi, thể thức xử lý kỷ luật lao động, sự tham gia của các bên có liên quan.

• Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động.
• Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.
• Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc người khác bào chữa; trường hợp là người dưới 18 tuổi thì phải có sự tham gia của cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật.
• Việc xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản.

Thứ hai, Không áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật với một hành vi vi phạm. Người sử dụng lao động chỉ được áp dụng một hình thức xử lý kỷ luật theo nội quy lao động hoặc quy định khác có liên quan đối với một hành vi vi phạm. Trường hợp người lao động có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.

Thứ ba, Bảo đảm các nguyên tắc liên quan tới việc tạm đình chỉ công việc của người lao động. 

Người sử dụng lao động có quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động trong thời hạn tối đa 90 ngày khi vụ việc vi phạm có những tình tiết phức tạp, nếu xét thấy để người lao động tiếp tục làm việc sẽ gây khó khăn cho việc xác minh. Việc tạm đình chỉ công việc của người lao động chỉ được thực hiện sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Bảo đảm nguyên tắc ứng lương 50%.

Thứ tư, Không tiến hành xử lý kỷ luật người lao động đang trong khoảng thời gian sau đây:

•  Đang bị tạm giữ, tạm giam. Nếu kết thúc thời gian tạm giữ, tạm giam người lao động bị kết án tù giam, tử hình hoặc cấm đảm nhiệm chức vụ, công việc nhất định liên quan tới hợp đồng lao động thì hợp đồng lao động mặc nhiên chấm dứt. Trong trường hợp này cần phân định như sau:
  • Nếu người lao động không có các hành vi đến mức phải xử lý kỷ luật sa thải hoặc doanh nghiệp không mong muốn tước quyền hưởng trợ cấp thôi việc (cho thời gian chưa đóng bảo hiểm thất nghiệp) của người lao động thì không cần xử lý kỷ luật lao động. 
  • Nếu người lao động có hành vi vi phạm thuộc trường hợp xử lý kỷ luật sa thải và người sử dụng lao động muốn tước quyền hưởng trợ cấp thôi việc (cho thời gian chưa đóng bảo hiểm thất nghiệp) của người lao động thì có thể áp dụng biện pháp xử lý kỷ luật lao động sa thải để bảo đảm tính răn đe với hành vi vi phạm.
•  Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với nhóm hành vi vi phạm, gồm:
  • Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma tuý trong phạm vi nơi làm việc;
  • Tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
  • Có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe doạ gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động;
• Lao động nữ có thai, nghỉ thai sản; người lao động nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi. Người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động là cha đẻ, mẹ đẻ hoặc cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.

Thứ năm, không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình. Hành vi vi phạm của người lao động về bản chất phải có lỗi thì mới có thể xử lý kỷ luật lao động. Trong các trường hợp này, việc vi phạm kỷ luật lao động (nếu có) là được thực hiện một cách vô thức do người lao động không thể tự chủ được hành vi bởi các nguyên nhân khách quan, bất khả kháng, do đó là không có lỗi. Vì vậy, không được xử lý kỷ luật lao động.

Thứ sáu, Việc xử lý kỷ luật lao động, ban hành quyết định xử lý kỷ luật phải bắt buộc nằm trong thời hiệu xử lý kỷ luật hoặc thời hiệu được gia hạn do các trở ngại về mặt thời gian không được xử lý kỷ luật lao động với người lao động.

Thứ bảy, không áp dụng, sử dụng các biện pháp sau đây khi xử lý kỷ luật lao động (Điều 128 Bộ luật lao động 2012):

• Xâm phạm thân thể, nhân phẩm của người lao động.
• Dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.
• Xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động.

2.3. Thời hiệu xử lý kỷ luật 

Theo quy định tại Điều 124 Bộ luật Lao động, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tối đa là 12 tháng.

Đối với những trường hợp người sử dụng lao động không được xử lý kỷ luật tại phần thứ 2 mục 2.2 trên đây khi thời hạn không được xử lý kỷ luật đã hết mà còn thời hiệu xử lý thì người sử dụng lao động phải tiến hành xử lý kỷ luật ngay, trường hợp hết thời hiệu thì được gia hạn tối đa 60 ngày kể từ thời điểm chấm dứt các trở ngại đó.

2.4. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động:

Bước 1: Xác định hành vi vi phạm

Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỉ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động cần tiến hành các công việc sau đây:

• Lập biên bản hành vi phạm;
• Yêu cầu bộ phận, cá nhân có liên quan, biết việc, chứng kiến báo cáo, giải trình hành vi vi phạm của người lao động (nếu có);
• Lưu giữ kịp thời các chứng cứ, tài liệu, hình ảnh chứng minh hành vi vi phạm (nếu có);
• Thông báo đến tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở; cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật trong trường hợp người lao động là người dưới 18 tuổi để tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.

Bước 2: Thông báo cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

• Cuộc họp xử lý kỷ luật chỉ được thực hiện khi người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi phạm đã xảy ra, có đủ căn cứ chứng minh được lỗi của người lao động và trong thời hiệu xử lý kỷ luật.
• Người sử dụng lao động thông báo nội dung, thời gian, địa điểm cuộc họp xử lý kỷ luật lao động đến tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở;người lao động; trường hợp là người dưới 18 tuổi thì phải có sự tham gia của cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật.
• Người sử dụng lao động phải đảm bảo các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp và tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động khi có sự tham gia của các thành phần thông báo.

Bước 3: Thành viên xác nhận tham dự cuộc họp

Khi nhận được thông báo của người sử dụng lao động, trong thời hạn tối đa 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, thành phần tham dự cuộc họp phải xác nhận tham dự cuộc họp. Trường hợp không tham dự phải thông báo cho người sử dụng lao động và nêu rõ lý do.

Trường hợp một trong các thành phần tham dự cuộc họp xử lý kỷ luật không xác nhận tham dự cuộc họp, hoặc nêu lý do không chính đáng, hoặc đã xác nhận tham dự nhưng không đến họp thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành xử lý kỷ luật lao động.

Bước 4: Tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Cuộc họp xử lý kỷ luật do người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động chủ trì, điều hành cuộc họp.

Cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản và được thông qua các thành viên tham dự trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham dự cuộc họp. Trường hợp một trong các thành viên đã tham dự cuộc họp mà không ký vào biên bản thì phải ghi rõ lý do.

Trong quá trình họp xử lý kỷ luật lao động, người chủ trì có quyền áp dụng các biện pháp cần thiết để điều hành, giữ trật tự hoặc đảm bảo an ninh cho cuộc họp.

Ví dụ: Không cho mang vào khu vực họp các vật dụng gây huy hiểm, hung khí hoặc không cần thiết.

Bước 5: Ban hành Quyết định xử lý kỷ luật

Theo quy định tại khoản 4 điều 5 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP thì

“Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động.”

Theo đó, nội dung cuộc họp là căn cứ để người sử dụng lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động. Việc thông qua nội dung cuộc họp là đọc lại biên bản cuộc họp cho các thành viên tham gia biết nội dung, ý kiến, trình bày, quan điểm của các bên không phải là hình thức biểu quyết đồng ý hay không đồng ý để thông qua văn bản.

Căn cứ quy định trên, thì trong trường hợp tất cả các thành viên tham dự họp có ý kiến không đồng ý hình thức xử lý kỷ luật lao động, các biện pháp xử lý … thì người sử dụng lao động vẫn có thể độc lập ra quyết định xử lý kỷ luật lao động trên quan điểm, ý kiến của mình. Việc tranh chấp (nếu có) với quyết định xử lý kỷ luật có thể được giải quyết bằng con đường tố tụng tại tòa án hoặc khiếu nại lao động.

Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành trong thời hạn của thời hiệu xử lý kỷ luật lao động hoặc thời hạn kéo dài thời hiệu xử lý kỉ luật lao động. Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được gửi đến người lao động, cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật của người dưới 18 tuổi và tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

DỊCH VỤ GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP LAO ĐỘNG CỦA CMA:

• Tư vấn các vấn đề pháp lý có liên quan tới xử lý kỷ luật lao động;
• Luật sư tham gia xử lý kỷ luật bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho một trong các bên;
• Đại diện theo ủy quyền hoặc luật sư tham gia tố tụng giải quyết tranh chấp tại tòa án hoặc khiếu nại với cơ quan có thẩm quyền.

_______________

Tư vấn Luật sư vui lòng liên hệ:

Công ty Luật CMA

Hotline: 0986.057.998

Email: CongtyluatCMA@gmail.com