Một số lưu ý khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại Hải Phòng

I. Cơ sở pháp lý

• Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

• Thông tư số 68/2019/TT-BTC

• Thông tư số 39/2014/TT-BTC

• Thông tư số 26/2015/TT-BTC

• Thông tư số 32/2011/TT-BTC

II. Luật sư tư vấn

       Theo quy định tại Khoản 2 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.”

       Tuy nhiên, thực tiễn việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trong thời gian qua vẫn gây nhiều khó khăn, vướng mắc cho doanh nghiệp trong các vấn đề về hạ tầng công nghệ thông tin và nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn tốt đáp ứng yêu cầu của việc sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, để tạo điều kiện cho doanh nghiệp khắc phục những khó khăn trên, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã bãi bỏ khoản 2 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020 (khoản 3 Điều 59 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), đồng thời khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.

       Như vậy, đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy, vẫn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho đến khi đáp ứng được việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử (khuyến khích trước ngày 01/07/2022). Riêng đối với các doanh nghiệp thành lập mới, để thuận lợi trong việc quản lý doanh nghiệp cũng như tránh việc doanh nghiệp phải thực thủ tục liên quan đến hóa đơn nhiêu lần, doanh nghiệp thành lập mới bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

       Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung làm rõ trình tự cũng như những lưu ý trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hoá đơn điện tử) của doanh nghiệp thành lập mới tại Hải Phòng cho quý bạn đọc được biết.

1. Trình tự đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại Hải Phòng

Bước 1:  Doanh nghiệp phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn điện tử có uy tín, được cấp giấy phép hoạt động, chịu sự quản lý của Tổng cục thuế và có khả năng tích hợp với nhau.

Bước 2: Doanh nghiệp tiến hành ký hợp đồng với đơn vị cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn điện tử; sau đó tiến hành cài đặt các phần mềm này trên máy vi tính của doanh nghiệp.

Bước 3: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (tại Hải Phòng là Chi cục thuế các quận, huyện). Thủ tục này được phối kết hợp thực hiện bởi 03 bộ phận: Đội kiểm tra thuế (cán bộ quản lý thuế trực tiếp của doanh nghiệp); Ấn chỉ và Bộ phận tin học. Cụ thể:

• Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ giấy trực tiếp tại bộ phận Ấn chỉ Chi cục thuế quận, huyện; thành phần hồ sơ bao gồm: Đơn xin sử dụng hoá đơn điện tử; Cam kết; Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử; Hợp đồng phần mềm kế toán và phần mềm hoá đơn điện tử; Mẫu hoá đơn (hoá đơn thể hiện + hoá đơn chuyển đổi)

• Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ giấy trực tiếp cho cán bộ thuế quản lý trực tiếp (Đội kiểm tra thuế); thành phần hồ sơ bao gồm: Đơn đề nghị đặt in hoá đơn; cam kết; bản sao Giấy đăng ký kinh doanh, giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện pháp luật trên Giấy đăng ký kinh doanh; Hợp đồng thuê trụ sở hoặc hợp đồng mượn trụ sở công ty; Hợp đồng đầu vào, hoá đơn đầu vào; Hợp đồng đầu ra; Giấy tờ chứng minh trụ sở công ty; Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng; giấy tờ chứng thực cá nhân, bằng cấp của kế toán trưởng.

Bước 4: Cán bộ quản lý thuế trực tiếp xuống kiểm tra trụ sở (nhà xưởng, kho bãi – nếu có) của doanh nghiệp.

Bước 5: Chuyên viên bộ phận tin học xuống trụ sở doanh nghiệp kiểm tra về hệ thống máy móc, hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn có đạt yêu cầu sử dụng hay không.

Bước 6: Doanh nghiệp lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu TB01/AC ban hành kèm theo Thông tư số 26/2015/TT-BTC) online tại trang http://thuedientu.gdt.gov.vn.

Bước 7: Chi cục thuế cập nhật thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức lên hệ thống thuế.

Bước 8: Sau thời hạn 02-03 ngày, doanh nghiệp, tổ chức truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn tra cứu tình trạng cập nhật của hóa đơn điện tử và bắt đầu sử dụng.

2. Một số lưu ý khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại Hải Phòng

• Để sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn điện tử có uy tín, được cấp giấy phép hoạt động, chịu sự quản lý của Tổng cục thuế và có khả năng tích hợp với nhau. Ví dụ: Viettel, VNPT, BKAV, MISA, 3TSOFT,…

• Để hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp nên cài đặt các phần mềm kế toán, phần mềm hoá đơn điện tử vào máy vi tính của chủ doanh nghiệp hoặc cài đặt máy chủ là máy của chủ doanh nghiệp trong trường hợp cài đặt trên nhiều máy.

• Trụ sở (nhà xưởng, kho bãi – nếu có) của doanh nghiệp phải đảm bảo thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; doanh nghiệp phải tiến hành treo biển công ty tại trụ sở.

• Doanh nghiệp phải có bàn làm việc, hệ thống máy vi tính, máy in phù hợp đảm bảo cho việc thực hiện công việc thực tế của doanh nghiệp.

Dịch vụ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Hải Phòng của CMA:

• Tư vấn miễn phí các vấn đề, hỏi đáp pháp lý liên quan tới việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Hải phòng

• Soạn thảo, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đáp ứng các yêu cầu của cơ quan chức năng liên quan tới đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Hải Phòng

• Đại diện nộp hồ sơ, bổ sung hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Hải Phòng theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

• Nhận kết quả và trả kết quả Thông báo của Cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tại Hải Phòng trực tiếp cho khách hàng.

• Thời hạn giải quyết: 10-15 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.