Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, người dân phát hiện ra các sai sót trong bản chính giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, khai tử, nhận cha, mẹ, con. Vậy quy trình, thủ tục cải chính các giấy tờ trên ra sao ? Cơ quan nào có trách nhiệm cải chính, chỉnh sửa thông tin trong giấy tờ hộ tịch có sai sót? Có thể uỷ quyền cải chính thông tin bị sao trong giấy tờ hộ tịch không?
- Căn cứ pháp lý
- Luật hộ tịch năm 2014
- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP
- Thông tư 04/2020/TT-BTP
- Luật sư CMA tư vấn
2.1. Cải chính hộ tịch là gì ?
Theo quy định tại
“Cải chính hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong Sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.”
Vậy, khi phát hiện ra các sai sót trong bản chính giấy tờ hộ tịch ( Giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, sổ hộ khẩu, giấy chứng tử) hoặc các thông tin bị sai trong Sổ hộ tịch ( khi thực hiện thủ tục xác nhận tình trạng độc thân, công nhận giám hộ…) người dân có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cải chính hộ tịch, chỉnh sửa các thông tin bị sai trong các giấy tờ trên.
2.2. Thẩm quyền cải chính hộ tịch, chỉnh sửa thông tin trong giấy tờ hộ tịch có sai sót
Theo quy định tại Điều 27, 46 Luật hộ tịch năm 2014, với các trường hợp việc đăng ký hộ tịch trước đây tại UBND. Khi cải chính, chỉnh sửa thông tin cá nhân trong giấy tờ hộ tịch có sai sót, thẩm quyền thuộc về UBND cấp xã, huyện nơi cư trú hoặc nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây
“UBND cấp xã nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.
UBND cấp huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước có thẩm quyền giải quyết việc cải chính hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.”
Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc nhưng người yêu cầu không còn bản chính giấy tờ hộ tịch hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch không còn lưu giữ được Sổ hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch vẫn tiếp nhận, giải quyết theo quy định.
Sau khi cấp Trích lục thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc cho người yêu cầu, công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc vào mục Ghi chú của Sổ hộ tịch hoặc mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch theo quy định
2.3. Thủ tục cải chính, chỉnh sửa thông tin trong giấy tờ hộ tịch có sai sót
Thủ tục cải chính hộ tịch được quy định tại Điều 28 Luật Hộ tịch 2014 như sau:
– Người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu quy định và giấy tờ liên quan cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ. Nếu thấy việc thay đổi, cải chính hộ tịch là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan. Công chức tư pháp – hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch ký vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp trích lục cho người yêu cầu.
Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.
Như vậy, người yêu cầu cải chính hộ tịch nộp tờ khai theo mẫu và các giấy tờ liên quan tại Uỷ ban nhân dân cấp xã để thay đổi, cải chính hộ tịch.
2.4. Có được ủy quyền làm lại Giấy khai sinh không?
Trong trường hợp người yêu cầu cải chính hộ tịch không tự mình thực hiện được các thủ tục liên quan, có thể ủy quyền cho người khác thực hiện theo quy định tại Điều 2 Thông tư 104/2020/TT-BTP:
“Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật hộ tịch (sau đây gọi là yêu cầu đăng ký hộ tịch) được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay; trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con thì không được ủy quyền cho người khác thực hiện, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền, không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.”
Theo đó, việc cải chính hộ tịch có thể uỷ quyền cho người thứ ba. Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, được chứng thực theo quy định của pháp luật.
