Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Sổ đỏ) là một trong các chứng thư/tài liệu pháp lý quan trọng thể hiện việc chứng nhận/xác nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của Nhà nước với người đang thực tế: Sử dụng, chiếm hữu quyền sử dụng đất, tải sản trên đất.
Trong quá trình quản lý, sử dụng không ít trường hợp do sơ suất hoặc do các yếu tố khách quan (hỏa hoạn, lũ lụt, mất cắp) để mất hoặc hư hỏng (toàn bộ không còn nhận diện được hoặc không thể nhận diện được trong bài viết này tôi quy chung là “mất”) giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Sổ đỏ, Sổ hồng).
Khi người sử dụng đất bị mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Sổ đỏ, Sổ hồng), theo quy định của luật đất đai và các văn bản hướng dẫn thi hành thì người đó được yêu cầu cơ quan chức năng (UBND cấp quận/huyện/thị xã (trường hợp cấp cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư) hoặc UBND cấp huyện/thành phố thuộc tỉnh (trường hợp người sử dụng đất là người nước ngoài, tổ chức)) cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã mất.
Pháp luật có quy định chi tiết về trình tự, thủ tục. Tuy nhiên, trên thực tế các cơ quan chức năng thường không làm đúng quy định này vì nhiều lý do và thự tế thường gặp nhiều khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai quy định cấp lại sổ đỏ, sổ hồng bị mất.
- Quy định của pháp luật về cấp lại Sổ đỏ bị mất:
Tại điều 77 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP có quy định:
“Điều 77. Cấp lại Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng do bị mất
-
- Hộ gia đình và cá nhân, cộng đồng dân cư phải khai báo với Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất về việc bị mất Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, trừ trường hợp mất giấy do thiên tai, hỏa hoạn.
Tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải đăng tin mất Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương.
-
- Sau 30 ngày, kể từ ngày niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã đối với trường hợp của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư hoặc kể từ ngày đăng tin lần đầu trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương đối với trường hợp của tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người bị mất Giấy chứng nhận nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận.
- Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ; trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất; lập hồ sơ trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 37 của Nghị định này ký quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất, đồng thời ký cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người được cấp hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.”
Đồng thời theo điểm q khoản 2 điều 61 nghị định số 43/2014/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi nghị định số 01/2017/NĐ-CP thì:
“q) Cấp lại Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng bị mất là không quá 10 ngày;”
Theo quy định trên thì trình tự được tiến hành như sau:
Bước 1: Khai báo thông tin mất Sổ đỏ
- Người sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư khai báo với UBND xã/phường/thị trấn nơi có đất khi bị mất Sổ đỏ. Trên thực tế người sử dụng đất thường chỉ khai báo với chính quyền nơi mình cư trú về việc mất Sổ đỏ.Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm niêm yết thông báo mất Giấy chứng nhận tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, trừ trường hợp mất giấy do thiên tai, hỏa hoạn.
- Tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải đăng tin mất Sổ đỏ trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương
Bước 2: Kết thúc niêm yết, hoàn thiện hồ sơ:
Sau 30 ngày, kể từ ngày:
- Niêm yết thông báo mất Sổ đỏ tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã đối với trường hợp của hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư; hoặc
- Kể từ ngày đăng tin lần đầu trên phương tiện thông tin đại chúng ở địa phương đối với trường hợp của tổ chức trong nước, cơ sở tôn giáo, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài,
Người bị mất Sổ đỏ nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại Sổ đỏ.
Bước 3: Thẩm tra và cấp lại Sổ đỏ cho người sử dụng đất bị mất
Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ; trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất đối với trường hợp chưa có bản đồ địa chính và chưa trích đo địa chính thửa đất; lập hồ sơ trình:
- UBND cấp huyện/thành phố thuộc tỉnh; hoặc
- UBND tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.
Để ký:
- Quyết định hủy Sổ đỏ bị mất, đồng thời ký cấp lại Sổ đỏ;
- Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai;
- Trao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho người được cấp hoặc gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để trao đối với trường hợp nộp hồ sơ tại cấp xã.
Căn cứ các quy định trên đây, thì tổng gian để cấp lại Sổ đỏ bị mất là không quá 40 ngày gồm:
- 30 ngày niêm yết tại xã/phường hoặc đăng báo.
- 10 ngày kể từ thời điểm nộp hồ sơ sau khi kết thúc giai đoạn niêm yết, đăng báo.
2. Thực tế viêc giải quyết thủ tục hành chính cấp lại sổ đỏ bị mất:
Trên thực tế khi cấp lại sổ đỏ bị mất thường gặp nhiều khó khăn và nhiều khi rơi vào bế tắc hoặc kéo dài thời hạn hoàn thiện hồ sơ, ký hồ sơ hoặc thậm chí là ký quyết định hủy sổ đỏ bị mất, cấp lại sổ đỏ mới, cụ thể:
- Thiếu thông tin/không có thông tin để niêm yết hoặc đăng báo: Không phải trường hợp nào người sử dụng đất khi cầm Sổ đỏ đều làm bản sao (phô tô copy) hoặc chụp ảnh lại bìa sổ đỏ. Do đó, khi mất sẽ không có thông tin để đăng báo hoặc làm đơn xin xác nhận. Vậy trong trường hợp này phải xử lý thế nào? thì không có hướng dẫn cụ thể. Thông thường người sử dụng đất sẽ phải làm đơn xin sao lục/trích lục thông tin địa chính/xin cấp bản sao sổ đỏ (bởi sổ đỏ khi cấp ra sẽ phải có bản sao lưu trong hồ sơ gốc và được quản lý tại cơ quan được giao trách nhiệm). Tuy nhiên, bước thủ tục hành chính này tốn không ít thời gian và cơ quan hành chính thường gây khó khăn cho việc cung cấp thông tin.
- Trình báo và niêm yết: Về cơ bản trình báo (trình báo trực tiếp hoặc đăng báo) là nghĩa vụ của người sử dụng đất, còn việc niêm yết, công khai là nghĩa vụ của cơ quan chức năng để đảm bảo tránh trường hợp người sử dụng đất gian dối trong hồ sơ cấp lại sổ đỏ bị mất. Việc trình báo này nghị định quy định rõ là trình báo UBND phường/xã. Tuy nhiên, thường UBND các phường yêu cầu phải trình báo với Công an phường/xã.
- Việc đăng báo có cần thiết với người sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân hoặc cộng đồng dân cư hay không? Việc đăng báo liên quan tới việc mất sổ đỏ chỉ áp dụng với người nước ngoài/tổ chức. Tuy nhiên, trên thực tế UBND các xã/phường vẫn yêu cầu người sử dụng đất phải đăng báo. Một số UBND xã/phường yêu cầu người sử dụng đất phải đăng báo 02 lần. Lần thứ nhất (đăng báo 3 số báo liên tiếp trong 30 ngày) sau khi trình báo có xác nhận của Công an phường về việc trình báo. Lần thứ 2 là sau khi có kết quả của lần 1 UBND xã/phường có thông báo về việc mất sổ đỏ (thường là yêu cầu đăng báo cả nội dung thông báo) 3 số báo liên tiếp trong 30 ngày. Như vậy, thời gian khai báo, niêm yết đã bị gia hạn 30 ngày, làm tăng nhiều khoản chi phí cho người thực hiện thủ tục hành chính.
- Có cần thiết phải tra cứu thông tin tại các văn phòng công chứng hay không? Nếu người sử dụng đất thực hiện 01 giao dịch nào đó với sổ đỏ mà chưa thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan chức năng thì việc phát hiện của cơ quan chức năng là rất khó. Vậy trong trường hợp này việc cơ quan chức năng trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính yêu cầu/đề nghị cung cấp thông tin từ các văn phòng công chứng về việc giao dịch này thì có đúng hay không? có cần thiết hay không? đối với trường hợp tỉnh/thành phố có không nhiều văn phòng công chứng thì không sao, tuy nhiên với các thành phố lớn số lượng văn phòng công chứng có thể lên tới hàng trăm thì thời hạn để cung cấp thông tin này là không hề đơn giản.
- Ký quyết định hủy sổ đỏ mất và cấp sổ đỏ mới: Thực tế không ít trường hợp Sổ đỏ bị người thân cầm cắm/thế chấp hoặc dùng bảo đảm cho một giao dịch dân sự nào đó. Tuy nhiên, người sử dụng đất có thể biết hoặc không biết nhưng để tránh né nghĩa vụ thường chọn phương án làm lại sổ đỏ. Đó cũng là lý do người có thẩm quyền thường “lăn tăn” khi ký quyết định hủy và cấp lại sổ đỏ. Việc giải tỏa tâm lý trách nhiệm cho người có thẩm quyền trong trường hợp này rõ ràng là không đơn giản mặc dù luật đã có quy định về trình tự.
DỊCH VỤ PHÁP LÝ CẤP LẠI SỔ ĐỎ BỊ MẤT CỦA LUẬT SƯ CMA
- Tư vấn các vấn đề pháp lý có liên quan
- Đại diện thu thập tài liệu, chứng cứ
- Đại diện thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền
